Rozważyć kwestię konferencji bezpieczeństwa finansowego. Można to zrobić za pomocą przyciągnięcia firmy i fundusze od sponsorów i uczestników. Wykonywanie obliczeń ekonomicznych i ustalić, ile pieniędzy trzeba będzie zwrócić się do uczestników.
Komisja, na swoim pierwszym posiedzeniu powinny decydować o programie konferencji, Streszczenia i wymagania do przedstawienia sprawozdania, termin ich składania. Należy wysyłać zaproszenia na konferencję dla wszystkich potencjalnych uczestników. Zwykle odbywa się to poprzez e-mail, a zastosowane do litery i wymagań programowych, które muszą spełniać raportów i prac. W tym samym piśmie określić koszt uczestnictwa w konferencji. W załączonym piśmie, poprosić odbiorcę, aby powiadomić o odmowie jej udziału lub z niego. Jeśli się zgadzasz, zamiejscowy uczestnicy muszą poinformować, że oni muszą znaleźć hotel.
Traktuj wszystkie otrzymane informacje i ustalenia liczby uczestników. Na tej podstawie zrobić miejsce w gospodzie, przygotowanie materiałów informacyjnych dla uczestników i zrobić miejsce dla wystaw tematycznych i spotkań.
Zamówienie w programie drukowania spotkań, organizuje drukowanie streszczeń, które należy przedstawić do uczestnika po rejestracji przed posiedzeniami. Można również zamówić odznaczenia, które muszą być określone nazwy i nazwiska, pseudonimy, stanowisk i organizacji, gdzie uczestnicy.
W zależności od potrzeb uczestników, wyposażyć swój pokój, który będzie gościć konferencję. Najprawdopodobniej będzie trzeba specjalnego sprzętu - mikrofony, komputer, rzutniki, ekrany projekcyjne. Upewnij się, że sala była wystarczająca ilość gniazdek elektrycznych.
Zorganizować uczestników konferencji żywności. Można zgodzić się z niektórych kawiarniach do spotkania może wszystko między wypić filiżankę kawy lub w pobliżu tam na obiad.
Przygotowanie materiałów i dokumentów do podziału uczestników na rejestrację. Należy włożyć w każdym zestawie długopis, notes programu.